전략적 업무 수행, 적게 일하고도 큰 성과를 만드는 법

출처 :  http://omegaconsultingsolutions.co.uk/services/strategy-execution/

하루 종일... 죽어라… 열심히 일 하는 데…. 나는 왜 좋은 평가를 받지 못하는 걸까요?

맥 빠지게 매니저가 이렇게 말을 하네요.

“OO팀은 어떤 성과를 내고 있는 지를 파악하기가 어렵네요.”

“OO님이 하고 계신 일이 제품과 비지니스에 어떤 영향을 주고 있는지 잘 모르겠어요.”

아니 이게 무슨 말인가? 누구보다 일찍 출근해서, 누구보다 늦게 까지 일하고 있는데.. 내가, 또는 우리 팀이 뭘 하고 있는지 모르겠다니… 뭐가 문제일까요…?

 

 

 

우리는 중요하지 않은 일에 대부분의 시간을 쏟고 있는 건 아닐까요?

제가 즐겨찾는 블로그에서 맴 찢는 칼날 같은 이야기를 보았습니다. 

https://brunch.co.kr/@linecard/222

우리 잘 알고 있는 파레토법칙을 회사 생활에서도 흔히 볼 수 있다.
20%의 직원이 전체 매출의 80%를 이끈다.
현재 업무의 80%는 쓸모없는 일이다

 

와우... 제대로 맴찢입니다. 내가 하고 있는 일의 80%가 쓸모없는 일이라뇨!!! 근데 뒤돌아 생각해보면서... 매니저가 했던 말과 소름 끼치게 일치하는 느낌을 받습니다.. ㅎ ㅏ.....

 

 

 

학창 시절에 좋은 성적을 받는 것과 회사에서 좋은 성적을 받는 것은 꽤 유사성이 있습니다.

고등학교 때 나보다 열심히 안 하는거 같은데… 나보다 성적이 좋았던 친구가 없었나요? 과연 그 친구는 나보다 공부하는 시간이 많았기 때문일까요? (그럴 수도 있고, 아닐 수도 있지만... ) 지금 아이를 키우는 입장에서 그 때를 되돌아보니... 이런 차이가 있었지 않았을까 생각되요.

공부 잘하는 학생	나
수학이 역사보다 전국 석차에 더 큰 영향을 미친다고 생각해요. (같은 100점이지만, 수학은 평균과 상위간 편차가 큰 과목이고, 역사는 그렇지 않은 과목이에요. 따라서, 수학을 잘하는 것이 전체 석차를 끌어 올리는 데 큰 영향을 미친다고 생각해요.)	모든 과목은 똑같은 100점이니까... 골치아픈 수학보다는 역사를 100점을 맞기로 해요.
시험 범위 내에서 어떤 챕터가 중요한지, 내가 부족한 챕터는 어떤 것인지를 파악해서 중요한 부분에 더 많은 연습 시간을 투자해요.	가끔은 시험 범위도 정확하게 몰라요 수학은 역시 집합이죠. 집합만 열심히 반복해요.

결과는 물어보지 않아도 대략 짐작이 가시죠?

공부 잘하는 학생은 고득점 전략이라는 게 존재했어요. 전국 석차를 올리기 위해서 객관적으로 중요한 것이 무엇인지를 파악했고, 내 현재 실력에 맞게 주관적으로 중요한 것이 무엇인지를 종합적으로 판단했네요. 그 결과 한정된 자원인 시간을 잘 나누어서 사용할 수 있었기 때문에 나와는 차이가 생길 수 밖에 없었어요.

 

 

 

회사에서 내가! 혹시라도! '공부 못하는 학생'처럼 일하고 있지는 않은 지 생각해 봐야 해요.

그냥 주어진 일을 되는 데로, 닥치는 데로 쳐내면서 일종의 희열을 느끼고 있지는 않나요? 왠지 모르게 열심히 한 것 같은 마음으로 회사가 나를 인정해 줄 거라는 기대감을 가지면서 10시 넘어서 터벅터벅 퇴근을 하고 있지는 않나요? 

 

 

 

노노노노노!!! 그럼 안되요! 그냥 일 막하면 그거야말로 개고생의 지름길이에요.

 

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나의 팀(나 자신)이 좋은 업무 성과를 거두려면 진짜 결과를 만들어 낼 수 있도록 효과적이고 전략적으로 업무를 수행하는 것이 중요해요. 말은 거창하지만 어렵지 않아요. 전략적 업무 수행은 크게 세가지를 잘 챙기면 되요. 기억하세요. 세가지만 잘하면 됩니다!

① 목표에 딱맞는 액션아이템 찾기
② 우선 순위에 따라 중요한 액션아이템부터 처리
③ 업무 현황을 목표별 진행 현황으로 정리해서 구조적으로 보고

 

가장 먼저 할일!

[전략적 업무 수행 1단계] 목표에 딱맞는 액션아이템 찾기

어떤 목표를 잘 이해하고 '그 목표'를 달성할 수 있는 중요한 액션아이템을 찾아야해요. 

쉽게 이야기 하면 수학 시험을 잘 보기 위한 액션아이템은 '미분을 열심히 공부 하자!'가 되어야 해요. 그런데, 갑툭튀... '주산을 배워보자'가 액션아이템이 된다면... ㅎ ㅏ... 어찌보면 그럴 듯 할 수도 있지만.. 핵심적이라고 볼 수는 없어요.

 

효과적인 액션아이템을 선정하려면 다음을 차례로 적어보면서 말이 되는 지를 생각해보면 쉬워요. 목표->성공요인->할일의 연관관계를 이해하셔야 해요!

* Objectives : 이루려는 목표
* Key Success Factor : 목표를 달성하게 하는 핵심 성공 요인
* Action item : 성공 요인을 수행할 수 있도록 구체화한 업무 목록

아까 고등학교 공부 잘하는 학생의 경우에는 다음과 같은 전략을 세웠다고 볼 수 있어요.

• Objectives  : 전국 석차 100등 내 진입
• Key Success Factor : 수학 점수 5점 향상
• Action item : 지난 시험에서 많이 틀렸던 행렬을 집중 공략하여 1문제 더 득점

그럼 이제 회사 업무에도 적용해 볼까요?

• Objectives   : 10월까지 MAU 5% 증가
• Key Success Factor : 기존 가입자 재방문율 증가 (신규 가입자 증가, 기존 가입자 이탈율 최소화 중 선택)
• Action item : VOC로 많이 접수 되었던 장바구니 기능 제공 (재방문 시 5% 할인 쿠폰 발송, 인플루언서 홍보 중 선택)

좀 더 체계적인 접근이 가능해지고, 특정한 목표를 달성하기 위한 여러 성공 요인과 여러 Action item 을 동일한 목표를 기준으로 비교해 볼 수 있기 때문에 진짜 중요한 core objective를 선정하기가 상대적으로 수월해 질 거에요.

 

다음으로!

[전략적 업무 수행 2단계] 우선 순위에 따라 중요한 액션아이템부터 처리

제한된 리소스를 중요한 일에만 쏙쏙 투입할 수 있도록, 우선순위에 기반한 리소스 운영 전략을 세우는 것이 중요해요. 

이 단계에서는 보통... 감당하기 어려울 만큼 많은 액션 아이템들이 나를 기다리고 있기 마련이에요. 여기서 대부분 멘붕에 빠지면서 '그냥 열심히 해보자!'라고 파이팅을 하는 큰 우를 범하게 됩니다. 하지만, 이 단계에서 진짜 중요한 것은 냉정함을 잃지 않고 우선 순위에 따라 리소스를 잘 운영하는 것입니다!

 

다시 학창 시절로 돌아가 보죠. 중요한 과목이 수학 하나 만은 아닐 수 있어요. 국어도 잘해야 하고, 영어도 잘해야 하고, 심지어 과학도 잘해야 해요. 그럴 때 우리는 어떻게 문제를 해결했었나요? 네, 맞아요! 시간표를 짜서 시간을 배분했습니다.

전체 성적에 미치는 영향과, 나의 실력을 감안해서 과목별로 공부 시간을 차등해서 정했어요. 예를 들면 국어는 3시간, 영어는 6시간, 수학은 9시간. 이렇게 말이죠. 아래는 사랑하는 아들의 시험공부 준비 시간표입니다. 과목마다 총 공부 시간이 다르고, 요일별로 집중하는 과목이 다릅니다. 그 이유는 잘하는 과목도 다르고, 암기 과목은 시험 직전에 집중하는 것이 더 효과적이기 때문입니다. 

 

회사 업무 사례로 돌아가 볼까요? 네... 맞아요... 회사에서 우리 팀이 챙겨야 하는 목표가 사실은 여러 개였어요. 한가지 목표에만 온전히 매달릴 수는 없겠네요... 목표를 표로 만들면 다음과 같겠네요. :)

 

[우리가 챙겨야 하는 많은 목표들]

목표들

MAU 5% 증가

매출 3% 증가

인건비 감소

글로벌 진출

신사업 POC

 

여기서 우리는 당황하지 말고!!! 하나씩 해봅시다잉~

우리가 요 단계에서 해야할 일은 '목표별로 액션 아이템의 우선순위를 정리하기' 랍니다. 어렵지 않으니 하나씩 해볼까요?

 

액션아이템 정리 1. 먼저, 전 단계에서 만들어낸 액션 아이템들을 목표별로 따로따로 백로그로 그룹화해서 관리해요. 그룹화한 백로그 묶음은 해당 목표를 기준으로 중요도를 다시 나누어 주어요. 

예를 들어볼께요. 앞서 예시를 들었던 MAU 상승 목표는 3개의 action item을 가지고 있어요. 그것을 우선순위로 정리하면 아래 표처럼 되요.

 

[MAU 5% 증가 목표의 액션 아이템 with 우선순위]

액션 아이템	우선순위
장바구니 기능 제공	1
재방문 시 5% 할인 쿠폰 발송	2
인플루언서 홍보	3

여기서 젤 중요한 거는 새로운 아이템이 하나 더 생기면, 우선 순위를 항상 재정렬 해주어야 한다는 점이에요. 또 예를 들면, 논의 중에 '로그인 방식 개선' 이라는 액션 아이템이 새로 생겼다면, 이 액션 아이템은 우선순위 4가 되는 것이 아니라, 다시 기존의 액션 아이템 들과 비교해서 2쯤 되는 것 같다면, 기존의 2, 3번 액션 아이템의 우선 순위를 3, 4로 내리면서 새로운 액션 아이템을 추가해야 해요.

 

[MAU 5% 증가 목표의 액션 아이템 with 우선순위 after 재정렬]

액션 아이템	우선순위
장바구니 기능 제공	1
로그인 방식 개선	2
재방문 시 5% 할인 쿠폰 발송	3
인플루언서 홍보	4

 

액션아이템 정리 2. 그 다음으로, 목표들 간에 중요도 비중을 정해 주어요.

여기까지 하면, 각 목표별 액션아이템 들이 중요한 순서대로 정리가 되어 있을 거에요. 그 다음으로 할 일은, 목표들 사이에 중요도 비중을 정하는 거에요. 예를 먼저 들어볼께요. 우리는 5개의 목표가 있는 데, 회사 입장에서, 또는 우리 부서 입장에서, 또는 내 입장에서 가장 성과의 크기가 큰 목표인지를 식별하고, 상대적으로 얼마나 중요한지를 고민해서 목표들 간의 상대적 중요도 비중을 정해요.

예를 들면, 우리 팀이 사장님한테 칭찬을 받으려면 일단 MAU 5% 증가가 제일로 중요한 거 같아요. 왜냐면 우리 회사는 펀딩을 받기 위해서 외형적 성장이 중요하거든요. 그 비중은... 뭐 정확하지 않지만 전체를 100이라고 할 때 대략 50정도의 비중이 될 거 같아요. 이런 식으로 다른 목표들도 상대적인 비중을 정해 주어요. 이를 표로 정리하면 다음처럼 될꺼에요.

 

[우리가 챙겨야 하는 많은 목표들 with 중요도 비중]

목표들	중요도 비중
MAU 5% 증가	50
매출 3% 증가	20
인건비 감소	10
글로벌 진출	10
신사업 POC	10

 

잠깐!!! 여기까지 오시느라 정말 고생 많았어요~ 이제 얼마 안남았습니다. 화이팅~~!!

 

액션아이템 정리 3. 마지막으로, 여러개의 목표별 업무 대기열에서 맨처음 설정했던 목표별 중요도 비중에 맞추어서 꺼내서 일을 하면 됩니다.

자! 마지막으로는, 예시에서 'MAU 5% 증가'의 중요도 비중은 50이었고, '신사업 POC'는 10이었으니, 그 비중에 맞추어서 각각의 목표별 업무 대기열에서 일을 꺼내서 수행하면 됩니다. 더 쉽게 말하면, 중요도 50인 대기열에서 아이템을 5개 꺼냈으면, 중요도가 10인 대기열에서는 아이템을 1개만 꺼내서 수행하면 됩니다. '일을 좀 더 스마트하게 꺼내는 방법'은 아래 그림에 좀 더 아이디어가 있으니 참고하시면 좋을 듯 해요.

 

이해하기 쉽게 이를 도식화하면 아래와 같아요. WFQ라는 대기열 이론과 매우 유사해요. 어려워 보이지만 사실 전혀 어렵지 않아요. 

맨 왼쪽에 업무들은 앞선 단계에서 우리가 만들어 놓은 백로그 들이에요. 

업무가 발생한 순서대로 처리하는 것도 좋은 방법이겠지만... 그럴 경우에는 사실... 중요하지 않은 일을 먼저하게 될 수도 있어요. 사실 그럴 수 있는 게 아니라 무조건 그래요. 그래서, 별도의 목표별 업무 대기열을 사용하는 것이고, 별도의 업무 대기열은 새로운 액션 아이템을 추가할 때 마다 우선 순위에 따라 재정렬을 해야 합니다.

 

이렇게 차곡차곡 넣어둔 대기열의 백로그들을 목표의 중요도에 따라서 각 대기열에서 하나씩 차례로 꺼내서 수행하면 됩니다. 예를 들면 이번 달에 10개의 업무를 수행할 수 있다고 가정할 때,  비중이 가장 높은 MAU 대기 목록에 있는 5개의 업무를 해결하면 되고, 글로벌 진출 대기 목록에서는 1개의 업무를 해결하면 됩니다. 추가로, 좀 더 세밀하게 콘트롤 한다면, 그림처럼 MAU 관련 업무 5개를 연속으로 수행하는 것이 아니라, MAU 1건 처리하고, 다음 큐에 있는 것을 1건 처리하고, 다시 MAU 관련된 건을 처리하는 방식으로 계획을 세우면 더욱 좋아요!)

 

요로케 업무 우선순위를 조정할 수 있다면 우리는 두마리의 토끼를 동시에 잡을 수 있게 됩니다!

1. (공평함) 한개의 목표에만 치중하지 않고 다양한 목표의 업무를 공평하게 수행할 수 있어요

2. (효과적) 더 중요한 목표와 관련된 업무에 더 많은 리소스를 전략적으로 분배하여 제한된 자원을 효과적으로 활용할 수 있게되요. 

 

마지막으로

[전략적 업무 수행 3단계] 업무 현황을 목표별 진행 현황으로 정리해서 구조적으로 보고

우리가 한 일을 매니저가 이해하기 쉽게 구조적으로 보고해야 해요. 구조적이라는 것이 중요해요!

까먹은 거 아니죠? 오늘 문제가 뭐였죠? 매니저가 우리가 뭐하는 지를 모르겠다고 했던 것이 문제의 출발이었잖아요. 전략적 업무 방식은 매니저에게 진행되는 업무를 설명하는 데도 큰 도움이 됩니다. 보고서 예시를 들어볼까요?

A팀 업무 현황 목표 1 : MAU 5% 증가 전체 액션 아이템 15개 중, 3개 실행 완료 5월 업무 착수 시점 대비 MAU 1.5% 증가 현재 4번째 MAU 상승을 위한 액션 아이템인 장바구니 기능 구현 착수, 9월 배포 목표 목표 2 : 매출 3% 증가 전체 액션 아이템 4개 중, 1개 실행 완료 MAU 증가 관련 액션 아이템 수행 때문에 매출 증가 관련 액션 아이템은 11월 중 실행 가능할 것으로 예측 관련 업무 일정 조정 시, MAU 관련 액션 아이템 계획 수정 필요하여 C레벨 간 협의 요청 목표 3 : 인건비 감소 .... 목표 4 : 글로벌 진출 ... 목표 5 : 신사업 POC ...

매니저 입장에서 어떤 목표 달성을 위해서 이 팀이 어떤 노력하고 있는지 좀 더 명확하게 인지할 수 있기 때문에 목표에 대한 이견이 있는 경우 의견을 주기 편할 것입니다. 또한, 목표별로 어떤 업무들이 대기 상태이고 진행하고 있는 지를 구조적으로 이해할 수 있기 때문에 회사 입장에 맞는 좋은 판단을 하고 있는지 또는 그렇지 못한 지를 함께 의논하기도 편할 것입니다.

 

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적게 일하면서 좋은 성과를 내는 방법은 결과를 달성하기에 효과적인 전략적 업무 수행에 기반해서 일하는 것입니다.

본문에서도 언급했지만 학창 시절을 잘 떠올려 보세요. 열심히 한다고, 시간을 많이 투입한다고 공부를 잘하는 것은 아니었어요. 공부를 어떻게 해야 좋은 성적을 내는 지를 알아야 더 좋은 성적을 낼 수 있었습니다. 잊지 마세요. 좋은 전략이 좋은 효과를 만들고, 효과가 좋으면 우리는 저녁이 있는 삶을 지켜낼 수 있답니다. 기억하세요. 세가지만 잘 챙기면 되요!

 

 

 

모든 후배들~ 효과적으로 일하고 집에 일찍 갑시다!!